İşletmede belirlenen amaç ve hedefleri gerçekleştirmek için yönetici tarafından planlanmış, koordine edilmiş kaynakların (insan, bilgi, parasal ve maddi v.b) uygun olarak yönetilmesinde yöneticiye yardımcı olan kişidir.

1. Görevleri
2. Mesleğin Gerektirdiği Özellikler
3. Çalışma Ortamı ve Koşulları
4. Çalışma Alanları ve İş Bulma Olanakları
5. Eğitim
6. Meslekte İlerleme

BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK ALANI DALLARI

İş alanlarında ihtiyaç duyulan bilgilerde farklılaşmalar oluştukça yeni iş kolları oluşmaktadır. Bu tür değişimler her alanda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de görülmüştür.

Yönetici Sekreteri: Yöneticinin daha başarılı olmasını sağlar. Çeşitli kanallardan gelen bilgi ve verileri, raporları inceleyen, işleyen, derleyen kişidir. Üst düzey yöneticilerle çalışırlar. Yöneticilerinin diğer kurumların yöneticileriyle, halkı ve kuruluşun diğer çalışanlarıyla bağlantısını kurmak zorundadırlar. Büro yeterliliklerini taşımaları yönetsel becerilere ve karar verebilme yeteneğine sahip olmalıdır. Yönetici sekreteri normal sekreterlerden ayıran en önemli faktör yöneticisinin bütün işlerini ayrıntılarıyla bilmesi ve işi onun yokluğunda onu aratmayacak şekilde yerine getirebilmesi ve onu temsil edebilmesidir.

Ticaret Sekreteri: Ticari işletmelerin çalışmalarında yönetimin ve yöneticilerin yazışma, iletişim ve diğer sekreterlik hizmetlerini yürütmekle görevli büro elemanlarıdır. Görevi son derece önemlidir sekreterin atacağı yanlış bir adım müşteri kaybedilmesine neden olur.

Hukuk Sekreteri: Avukatlık bürolarında ve adliyelerde görev yapmaktadırlar. Adli yazışmaları gerçekleştirmekte dosya ve arşiv işlerini yürütmektedirler. Hukuk bilgilerini geliştirmek için ilgili yayınları ve yürürlüğe giren kanunları izlemeleri gerekmektedir. Güvenilir kişilik özelline sahip olmak, sır tutmak, dedikodu yapmamak ve soğukkanlı olmak hukuk sekreterinin ortak özellikleridir.

Tıbbi Sekreter: Tıp alanında görev yapacak sekreterlerin, sekreterlik hizmetleri yanında özellikle tıp ile ilgili terimleri bilmesi gerekmektedir. Bu alanda görev yapacak sekreter tıbbi yazışmaları ve iletişimi sağlayan sekreterdir. Ayrıca hastane yönetimi hastane otomasyonu tıbbi terminoloji, tıbbi dokümantasyon, hastalık bilgisi konularında da eğitim alması gerekir.

GÖREVLERİ:

1. Büronun en verimli şekilde çalışmasını sağlamak üzere,
2. Ofis yönetimi işlemlerini yürütür.
3. Gelen giden evrak ile dosyalama işlemlerini yürütür.
4. Telefon görüşmelerinin yapılması, gelen yazı ve resimlerin yöneticiye ulaştırılması, randevuların ayarlanması, misafirlerin karşılanması işlerini yapar.
5. Yönetici için gerekli dokümanları hazırlar.
6. Toplantı organizasyonu yapar.
7. Seyahat organizasyonu yapar.
8. Büroya ait araç-gereçlerin bakımı, onarımını yaptırır ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.

MESLEĞİN GEREKTİRDİĞİ ÖZELLİKLER

Büro yönetimi ve sekreterlik meslek elemanı olmak isteyenlerin;

• Sözel yeteneği güçlü (düzgün ve akıcı bir dille konuşabilen),
• Görsel ve işitsel belleği kuvvetli,
• Kendine güvenen, güvenilir,
• İnsanları tanıyan ve etkileyebilen, sır saklayabilen,
• Sorumluluk sahibi,
• Güler yüzlü ve temsil yeteneğine sahip kimseler olmaları gerekir.

ÇALIŞMA ORTAMI VE KOŞULLARI

Büro yönetimi ve sekreteri meslek elemanı büroda görev yapar. Çalışma saatleri genellikle düzenlidir. Ancak çalıştığı işyerine bağlı olarak akşamları geç saatlere veya hafta sonları çalışma yapabilirler. Çalışma ortamı bilgi, belge ve insan ilişkileriyle ilgilidir. Çalışırken yöneticilerle, ziyaretçiler ve diğer çalışanlarla iletişimde bulunurlar.

ÇALIŞMA ALANLARI VE İŞ BULMA OLANAKLARI

- Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü mezunu olanların iş alanı oldukça geniş olup, kamu-özel sektöre ait pek çok kurum ve kuruluşta, üniversitelerde, vakıflarda, derneklerde çalışabilmektedirler. İşletmelerin çağdaş işletmecilik anlayışı ile yönetilmesi ihtiyacının giderek daha fazla hissedilmesi, bu alanda eğitilmiş insan gücüne duyulan gereksinimi artırmaktadır.

MESLEK EĞİTİMİNİN VERİLDİĞİ YERLER

Mesleğin eğitimi çeşitli üniversitelere bağlı meslek yüksekokullarının “Büro Yönetimi ve Sekreterlik” bölümünde verilmektedir.

MESLEK EĞİTİMİNE GİRİŞ KOŞULLARI

Ticaret Meslek Lisesi, Anadolu Ticaret Meslek Lisesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Alanı, Anadolu Kız Meslek Lisesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümü ile Sağlık Meslek Liselerinin Tıbbi Sekreterlik bölümlerinden mezun olanlar “Büro Yönetimi ve Sekreterlik” ön lisans programına girebilirler.

Meslek Liselerinin sınavsız geçiş için belirlenen bölümleri dışındaki bölümlerden ya da liselerden mezun olanlar/olacaklar ise ÖSYM Başkanlığınca yapılan YGS ye girmeleri, yeterli puanı almaları koşulu ile ve sınavsız yerleştirme sonunda kontenjan kalırsa ek yerleştirme ile açık olan programlara istedikleri takdirde YGS puanlarına göre yerleştirilmektedirler.

EĞİTİMİN SÜRESİ VE İÇERİĞİ

Eğitim süresi 2 yıldır.

Öğrenciler eğitim ve öğretim süresince aşağıdaki dersleri alırlar.

• Genel Kültür Dersleri:
  Türk Dili, Atatürk İlkeleri ve İnkılâp Tarihi, Yabancı Dil.
• Meslek Dersleri:
  Matematik, Bilgisayar, Genel İşletme, Sekreterlik Bilgisi, Klavye Teknikleri, Hukukun Temel Kavramları, Protokol Bilgisi, Ekonomi, Genel İletişim, Örgütsel Davranış, Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Mesleki Yazışmalar, Büro Yönetimi, Kamu-Özel Kesim Yapısı ve İlişkiler, Sunum Teknikleri ve Çalışma Psikolojisi gibi dersler okutulmaktadır.

MESLEKTE İLERLEME

Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü mezunları AÖF İşletme Fakültesi, Kamu Yönetimi bölümüne yatay (sınavsız) geçiş yapabilirler.

Büro Yönetimi Öğretmenliği, Halkla İlişkiler, Halkla İlişkiler ve Tanıtım, İşletme Bilgi Yönetimi, Sağlık Kurumları İşletmeciliği ve Yönetim Bilişim Sistemleri lisans programlarına dikey (sınavlı) geçiş yapabilirler.

Çalıştıkları işyerinde yönetimin üst kademelerine çıkabilirler.